イットみなさんこんにちは！イット@it_coach0412です！！
先生をしていて、こんな悩みありませんか？
・定時で帰りたい
・教材研究の時間が足らない
・事務仕事が多すぎる
これらの悩みは、いわゆる仕事の効率化を図りたい気持ちの表れと言えます。
過去の僕は仕事の効率が悪く、２０時過ぎまで残って仕事をしていました💦しかし、今では１８時には退勤することができています！
いくつか効率化のアイデアがありますが、ある１つのことは教員全員にもすぐ実践できるものがあります💡
イット実践したら、１日10分以上は仕事時間を減らせました！
この習慣を学校の色々な場面で応用すれば、１日30分も仕事時間を減らすことも可能！
さて、ある１つのこととは？
それは、片付けの習慣化です！
今回は、仕事の効率化を図りたい人向けに、片付け術を４ステップでお話していきます✨
- 仕事の効率化には、片付けがよいことが分かる
- 効率のよい片付けの仕方が分かる
- 仕事全体に対するモチベーションが上がる
それでは、見てきましょう！
片付けが仕事効率化につながる２つの理由とは？
片付け初任者仕事の効率化に片付けって関係あるの？
まずは、片付けがなぜ仕事を効率的にこなすことができるのかについて見ていきましょう。
理由は、ずばり２つあります！
- 探しものの時間が圧倒的に減る
- 注意が散漫しないで仕事ができる
順番に見ていきましょう。
①探しものの時間が圧倒的に減る
まずは、何か探しものをするときに、探す時間が圧倒的に減ります！
皆さんはこういうご経験はありませんか？
職員会議資料どこにいったかな・・・
授業で使うプリントはどこだ・・・
イットあげるとキリがないですね(笑)
片付けをする習慣があれば、どこに何があるか、または何が入ってあるかわかるようになるので、これらを探す時間を圧倒的に減らせます！
イット体感として、１日10分以上は減らせますよ！
浮いた時間を、教材研究などに充てて、より質の高い授業を目指せます！
以上から、片付けをすると探しものの時間を大幅に減らせるので、仕事が効率化されます！
②注意が散漫しないで仕事ができる
片付けをすると、注意が散漫しないで仕事ができます。
人間は同時に２つのことを効率よく処理できないと言われています。
もし、あなたが『Aの仕事をやる！』と意気込んで職員室の机に座ったとします。
ですが、机上が書類まみれであったらどうしますか？
片付け初任者机の上を整理しないと・・・
とりあえず机の中に入れたり、横にタワーみたいに置いたりしますよね。そして、『Aの仕事』をしているときにふと気付くのです。
片付け初任者あ、書類の中にBの仕事があった！
もともと『Aの仕事をやる！』と決めたのに、他の仕事が入ってしまうと、その時点でモチベーションが下がります。
イット頭内の状態は、クラッシュ状態になっています。
しかし、日常的に片付けをして常に机上がキレイならば、そういったことは回避できます！
以下で効率のよい片付けができる４つのステップを詳しくお話してますので、ぜひ最後までご覧ください。
まとめると、片付けをすると、注意が散漫しないで効率よく仕事ができます。
効率のよい片付けができる４つのステップとは？
ここからは、効率のよい片付けをするための実践について、４つのステップで紹介していきます。
ずはり、以下の４つのステップで片付けをしていきましょう！！
- ものの量を把握し、捨てていく
- ものの住所を決める
- ものにラベリングをする
- 定期的にものを減らす作業を行う
『もの』には、例えば文房具、ファイル、配られた紙、パソコンなどがあります！
順番に見ていきましょう！
①ものの量を把握し、捨てていく
まず最初に行うことは、ものの量を把握し、捨てていくことです。
教育用語で例えるならば、ものの実態把握をすることでしょうか。
ものの実態把握がなされていないと、、
こんな状態になってしまいます💦まずは、ものの実態把握を行いましょう！
実態把握をしておけば、次のステップでお話しする「ものの住所を決める」ときに、非常に役立ってきます。
ものの量を把握し、捨てるときに大事なポイントとして以下の２つがあります。
・去年使った頻度を振り返る
・よほど大事なものでなければ捨てる
まずは、去年使った頻度を振り返って、ほとんど使っていないのであれば捨てましょう！
イット僕は、『２か月以上使っていなければ捨てる』で仕分けをしています。
それより短くても、『これは使わなさそう・・・』と思ったものも捨てています。
よほど大事なものでなければ、どんどん捨てるといいでしょう。
目安的に取っておくのがおススメなのは、
逆に定期的に捨てるとよいものは、
参考にしてくださいね。
これらの作業で、ものの量が確実に減り、机周りの見た目がスッキリして片付けのモチベーションが高まります。
まとめると、まずは「ものの量を減らし、捨てていくこと」を行いましょう！
②ものの住所を決める
次に行うのは、ものの住所を決めることです！
この作業が大事な理由は、収納場所が決まっていると、探す手間を短縮させることができるからです。
片付け初任者そうは言っても、収納場所は決めているんだけど、どんどん汚くなっちゃうんだよ！
こういったお悩みにもお答えしていきましょう。
ものの住所を決めるときに、大事なポイントとして以下の３つがあります。
・机の上は極力シンプルにしておく
・引き出しに住所を決めて、極力引き出しにしまう習慣を身につける
・使い終わったらしまう
まずは、机の上は極力シンプルにしておきましょう！
作業スペースは広くした方が、書類を見ながらパソコン操作を行えることや、事務処理をしやすくなることにつながります。
イット僕は、机の右上に、A4のプラスチックタイプの書類ケースを置き、その上にファイルボックスを置いています。
児童の作品や家庭からの回収物はA４のクリアファイルにラベリングをしておいて、ファイルボックスの中に入れるようにしています。よく使う参考書もファイルボックスに入れています。
書類を横に積むのではなく縦に並べることで、取りやすくなりますし、どこに何があるか見やすくなりますよ！！
次に、引き出しに住所を決めて、極力引き出しにしまう習慣を身につけましょう。
職員室の机は、大体３段引き出しがあるので、それぞれ何を入れる引き出しかを明確に決めておくのがおススメ！
１段目・・・文房具類
２段目・・・机の上には出せない個人情報類と予備の文房具類
３段目・・・ファイルやファイルの予備など
こんな感じで決めちゃいましょう！
最後に、使ったらしまうようにしましょう！
これを実践することで、改めて片づけをし直す手間を省くことができます。
まとめると、ものを減らした後は、「ものの住所を決めること」を行っていきましょう。
③ものにラベリングをする
ものの住所を決めた後に行うことは、ものにラベリングをすることです！ラベリングとは、ものにインデックスシールなどを貼り、名前をつけることです💡
ラベリングをすることで、一目でどこに何があるのか分かるようになり、探す手間を大幅に省くことができます。
イットほしいファイルなどを、一発で取れるのが理想ですね！
ここからは、ラベリングをするときのコツをお話していきましょう。
上の画像は、もののラベリングの関係図を示したものです。
イット他にもたくさんものがありますが、ほんの一部だけの紹介です！
ステップ２で、『ファイル』『配付物』『文房具』の住所を決めました。
このステップでは、さらに細かい部分をラベリングしていきます！
イット赤丸の部分をラベリングしていきます！
１００均の『インデックスシール特大』を使うと、スムーズに作業ができますよ。
また、作業をするのは、職員会議の合間に行うのがおススメです！
会議で提案された内容によっては、新たにファイルを作成することが多いので、併せてラベリングも行うと効率がよいのです。
イットなるべく改めて時間を取らずに、何かのついでに行うと時間短縮になります！
まとめると、探す手間と時間を減らすために、もののラベリングをすることがおススメです！
④定期的にものを減らす作業を行う
最後は、定期的にものを減らす作業を行うことが大事です！
この作業を行うことで、常にものが少ない状態を保つことができ、スッキリとした環境で仕事を行うことができます。
気づいたときには勝手に増えているものの１つに、書類関係があります。
イット書類関係の断捨離を例にあげて、お話していきます。
書類には、保護者に配布した広報誌などいらないものもありますね。
そういったものは期限を決めて、積極的に処分をしていきましょう！
イット私は２ヶ月に１回で行っています。
保護者から『◯◯の手紙失くしちゃって、もう一枚いただけませんか？』と聞かれる可能性もあるのですが、さすがに2ヶ月前のお手紙は言われないですね(笑)
また、データ化できるものはデータ化をしましょう！
イットプリンターのスキャン機能で、PDF化しておくとスッキリですよ！
必要な時に、割と簡単に探せるので超おススメです！
この作業は、自分が行える頻度がいいです。無理なく行っていきましょう！！
このように、常に効率的に仕事が行えるようにするために、定期的にものを減らす作業を行うとよいです！
まとめ～片付けを駆使して、プライベートの時間を1秒でも多く確保しよう！～
ここまで、仕事の効率化を図るための片付け術についてお話してきました。
最後にまとめます。片付けが仕事効率化につながる理由は、
- 探しものの時間が圧倒的に減る
- 注意が散漫しないで仕事ができる
の２つがありました。
効率よく片付けができる方法として、
- ものの量を把握し、捨てていく
- ものの住所を決める
- ものにラベリングをする
- 定期的にものを減らす作業を行う
の４つのステップを紹介しました。
ぜひ、浮いた時間は教師の本業である「教材研究」に充てつつ、なるべく早く帰ることにつながってほしいと願っています！
そして、仕事だけでなく、早く帰ってプライベートの時間も充実できると、より豊かな人生になるのではないでしょうか？
僕が運営するオンラインコミュニティ『Lifeffull-ライフル-』では、人生をテーマにやりたいことを実現させて、人生を充実させる活動を行っています。興味がある方、無料で入会することができます。
このブログでは、「仕事もプライベートも最大限に充実させる」ためのメソッドをたくさん発信しておりますので、よろしければこれからも見ていただけると嬉しいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
コメント